06.06.2019
Bei der formalen Prüfung der Buchführung kontrollieren sowohl Betriebsprüfer als auch Umsatzsteuersonderprüfer die Vollständigkeit der erklärten Betriebseinnahmen bzw. Umsätze anhand der Rechnungsnummern. Wird dabei festgestellt, dass es Lücken gibt und einzelne Rechnungsnummern in der laufenden Buchführung fehlen, unterstellen die Prüfer, dass sich dahinter zusätzliche Umsätze verbergen. Als Folge drohen häufig astronomische Zuschätzungen. Dabei könnte das Finanzamt z.B die Anzahl der fehlenden Rechnungsnummern mit den durchschnittlichen Umsätzen je Rechnung multiplizieren.
Das Fehlen von Rechnungsnummern ist zwar ein formaler Mangel. Es gilt jedoch der Grundsatz, dass auch eine formale fehlerhafte Buchhaltung der Besteuerung zugrunde zu legen ist, sofern sie zu einem materiell richtigen Ergebnis geführt hat. Ob die Voraussetzungen für eine Schätzung nach § 162 Abgabenordnung erfüllt sind, muss das Finanzamt nachweisen. Insoweit können Sie zunächst die Schätzungsbefugnis der Behörde anzweifeln. Ferner setzt das Erfordernis einer Nummer auf jeder Ausgangsrechnung nicht voraus, dass diese fortlaufen geführt werden. Hilfreich ist es, wenn Sie dem Finanzamt plausibel erklären können, wie es zu den Lücken kommt. Dies kann nämlich mehrere Ursachen haben.
So ist bei den meisten Buchhaltungssystemen eine Rechnung nicht mehr änderbar, sobald eine Nummer vergeben wurde. Sie kann dann nur noch storniert und neu geschrieben werden. In diesen Fällen ist es natürlich ratsam, die stornierten Rechnungen aufzubewahren oder ein Stornoprotokoll zu führen, aus dem sich der Grund der Stornierung ergibt. Wurden die fehlenden Rechnungen nicht archiviert bzw. in keiner solchen Auflistung geführt, müssen Sie versuchen, rückwirkend solche Stornoprotokolle zu erstellen, zumindest für einen repräsentativen Zeitraum.
Zu Lücken bei den Rechnungsnummern kann es auch kommen, wenn mehrere Personen unabhängig voneinander Rechnungen schreiben und jedem Mitarbeiter ein gewisser Nummernkreis zugewiesen wird, den er aber nicht immer ausschöpft. Auch dies ist eine Erklärung, die Sie dem Finanzamt liefern können. Fehlende Rechnungsnummern können auch bei der Verwendung nummerierter Quittungsblöcken auftauchen, falls sich ein Mitarbeiter verschreibt oder den Quittungsblock als Notizblock missbraucht.
