05.01.2017
Die im BMF-Schreiben vom 26.11.2010 (BStBl. I 2010, S. 1342) zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften (sog. „Kassenrichtlinie 2010“) bis zum 31.12.2016 geltende Übergangsregelung wird nicht verlängert. Sie gilt für Registrierkassen und weitere Geräte, die bis dato keine Einzelaufzeichnungs- sowie Speicherungs- bzw. Datenexportfunktion haben. Damit stehen die Geräte bei vielen Unternehmern nun selbst als Posten auf der Einkaufsliste.
Welche Anforderungen gelten ab 1.1.2017? Welche Geräte sind betroffen? Was bedeuten die Einzelaufzeichnungspflicht sowie die Regelungen zur Aufbewahrung?
Im Schreiben vom 26.11.2010 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) die Anforderungen an die mittels
• Registrierkassen,
• Waagen mit Registrierkassenfunktion,
• Taxametern sowie
• Wegstreckenzählern erfassten Geschäftsvorfälle dargelegt.
Demnach müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten unveränderbar sowie vollständig aufgezeichnet und aufbewahrt werden. Dazu zählen auch die mit dem Gerät erstellten Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Eine Verdichtung dieser Daten oder allein die Speicherung der Rechnungsendsummen sind unzulässig. Darüber hinaus müssen alle einzeln aufgezeichneten Daten, d.h. neben den Journal- auch Auswertungs- und Programmierdaten sowie Stammdatenänderungen, revisionssicher gespeichert werden.
Zudem müssen sie über die Dauer der Aufbewahrungsfrist (i. d. R. 10 Jahre)
• jederzeit verfügbar,
• unverzüglich lesbar und
• maschinell auswertbar sein.
Das ausschließliche Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Diese Vorgaben müssten von der Kasse grundsätzlich selbst erfüllt werden. Reicht der Kassenspeicher nicht aus und ist auch keine Speichererweiterung möglich, müssen die Daten auf einem externen Datenträger, wie einem USB-Stick oder einer externen Festplatte, unter Einhaltung der o.g. Kriterien vorgehalten werden. Außerdem müssen in einem solchen Archivsystem auch die vorgenannten Auswertungen möglich sein.
Das gilt entsprechend bei einem Wechsel des Kassensystems. Auch hier sind die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Kassendaten des Altsystems zu sichern. Die ausgeführten Pflichten gelten nicht nur für Buchführungspflichtige. Auch Steuerpflichtige, die ihren Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG ermitteln (sog. Einnahmenüberschussrechner) müssen sie beachten.
Die Aufbewahrungspflicht umfasst auch sonstige Organisationsunterlagen, wie z. B. Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitungen, sämtliche Programmierprotokolle (wie beispielsweise über Artikelpreisänderungen, das Einrichten eines Bedieners oder Trainingskellners, über Berichteinstellungen und über die Änderung von Steuersätzen) sowie Struktur- und Verfahrensdokumentationen. Empfehlenswert ist zudem, ungewöhnliche Vorfälle, wie den Defekt einer Registrierkasse oder Nachstornos, zu protokollieren bzw. zu dokumentieren.
Zu berücksichtigen ist darüber hinaus, dass Kassensysteme zu Datenverarbeitungssystemen zählen. Damit gilt für sie gleichfalls die Verwaltungsanweisung zu den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ (v. 14.11.2014, BStBl. I 2014, S. 1450). Diese Grundsätze legen u.a. die weiteren Anforderungen an eine softwaregestützte Kassenbuchführung fest, wie Beleg-, Grund(buch)aufzeichnungs- und Journalfunktion.
Eine letzte Frist für nicht aufrüstbare „Altgeräte“ galt nur bis zum 31.12.2016.
Für bauartbedingt nicht aufrüstbare Geräte hatte die Finanzverwaltung eine sog. Härtefallregelung geschaffen. Nur bis zum 31.12.2016, durften Steuerpflichtige die Kassen, die technisch nicht durch Softwareanpassungen und Speichererweiterungen den Anforderungen entsprechend aufgerüstet werden konnten, einsetzen. In diesen Fällen sollte ein Nachweis des Herstellers, dass ein Aufrüsten nicht möglich ist, den Buchführungsunterlagen beigefügt werden. War eine Softwareanpassung oder Speichererweiterung zur Erfüllung der Anforderungen der sog. „Kassenrichtlinie 2010“ möglich und ist bislang unterblieben, konnte sich der Unternehmer auch schon bislang nicht auf die Übergangsregelung berufen.
